会展设计策划的三要素

会展设计策划是一项系统性工程,它涉及多方面内容,一般来说,主要包括会展调研与立项计划、会展运作与实施计划、会展总结与评估计划3个方面。

会展设计策划的三要素

1、会展调研与立项计划

会展调研及立项计划是所有会展设计策划工作的依据和基础,是判断会展项目是否可行的决定因素。这一部分的工作主要包括:确定调研方向和目标;拟订调研方案;收集分析相关信得出结论,撰写调研报告、立项设计策划书和可行性研究报告;计划项目立项和报批。

对于新的会展项目,会展调研工作涉及面广,需要对新的项目题材领域有全面的认识,对目标客户市场有深入的了解,对相关机构政府部门、媒体、竞争对手等、有密切沟通或侧面了解;对于已有的会展项目,也要对项目题材所在领域的产业、政策的最新动态有全面把握,对竞争环境有清晰认识,对老客户的需求和建议有深入了解,以便及时调会展项目的主题方向和实施方式。从某种意义上来说,会展调研工作往往也是会展营销工作的起点。
在调研的同时,会展项目的组织机构也会明确项目立项报批的相关政策法规,从而对这一工作进行计划和准备。

2、会展运作与实施计划

会展设计策划的三要素

会展运作与实施计划是会展设计策划工作的中心环节,是会展项目运营管理的指南与依据。

这一部分的主要工作包括编制可行性预算方案;制订营销推广方案;撰写项目筹办计划;确定媒体策略;筹划现场服务和管理方案;安排场±也、物流、通信与供应计划等。

以会议运作和实施计划为例,涉及以下工作内容制订计划,确定必要工作;制订会议议程;了解可供使用的场±也和设施情况;提议、选择合适场±考察、比较和确定场±也和设施;设计、布置会场;安排交通事宜;协调会务工作人员的工作;招收、培训会务人员和其他人员;制订可行性预算方案或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排;交流相关供应商运输公司、旅行社、视听服务公司、;确定印刷公碰安排餐饮、娱乐项目的相关事宜;联系会议发言人和贵宾等。

3、会展总结与评估计划

会展设计策划的三要素

会展总结与评估计划是会展设计策划工作的必要环节,是全面了解会展项目实施效果、总结经验和教训的有效手段。会展总结与评估都具有回顾、分析的性质,但前者偏重于总结会展项目运作过程中的操作方法、数据料、难点间题、经验教训、运作结果,基本由会展组织机构自行总结;后者则强调将会展项目的运营效果与预期目标进行比较分析,同时评价会展项目的效益与工作绩效等,可以由会展组织机构自我评估,也可以由相关政府管理机构、第三方机构进行评估和审计。

在会展设计策划阶段,应该根据会展目标制订会展总结与评估计划,例如确定总结与评估的指标体系,确定所需数据料的来源与采集方法,确定数据分析模式等;制订会展参与者的后续服务计划与再营销计划;制订会展总结与评估的汇报计划与媒体宣传计划。

The End

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