参展商参加展会预算注意事项

一般情况下,展会预算主要需要分析的是交通费用、会场展台费用、住宿费用。

参展商参加展会预算注意事项

一、会场展台费用

1、会场展台租金:一般情况下,展台租金涵盖了像激光指示笔、桌椅设施、声像系统、主席台等一些常用设施。诸如投影仪、装饰品、展架和参展商自己需要的加装装置等一系列的飞常规设施就不在此列了,这些可能就要考虑增加另外的预算了。

2、会展设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会展服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会展的进行。另外,这些会展设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

3、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会展服务商协商。

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4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会展主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会展服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

二、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会展而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的展会策划公司通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会展主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

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三、交通费用

交通费用分为出发地到会展产地的交通费用、会展期间的交通费用和会展结束返程费用,出发费用和返回费用一般包括航班、铁路、公路、客轮和最后从车站到住宿地的交通费用,展会期间的费用主要就是从住宿地到展会的往返交通费用和展会到餐饮、商务交际地、商务考察交通费用等等组成。

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